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www.4029.com青橙资本:基金规模近10亿用蓝凌数字化

发表时间: 2019-11-05

  导读:经过2年4期项目的开发,青橙资本携手蓝凌定制开发了集投资管理、投后管理、基金管理、财务管理、行政管理于一体的数字化管理平台,它就是LIMS(青橙资本投资管理系统)。青橙资本缘何要建立这样一个系统?LIMS为青橙资本带来了哪些改变?在项目建设中青橙资本有哪些经验值得借鉴?在青橙资本投后管理总监陈晓旭撰写的这篇文章中,你都能找到答案。

  在这个技术飞速发展的时代,各行各业都经历着数字化、网络化与信息化的大爆发。这样的趋势对于任何的行业、企业、甚至任何的工作岗位都是机遇和挑战。尽早顺势而为,做出应对,对于一个团队来说是明智的选择。在这样的趋势下,投资管理行业的工作方式也正经历着革新与优化,青橙资本对于LIMS(青橙资本投资管理系统)的开发与运用正是这种趋势的缩影与体现。身为青橙资本的投后管理总监,我很荣幸可以参与到这样的过程中。这篇文章旨在向各位介绍LIMS系统,同时也希望分享我们在办公信息化与自动化过程中的一些经验与体会。

  首先对青橙资本与LIMS系统做一下简要的介绍。青橙资本于2015年成立,专注于早期技术创新企业的股权投资。团队成员来自清华、北大、华为等名校名企。目前旗下管理基金规模近10亿,已领投70多个企业,包括杰普特、管家婆论坛大连气。乐聚机器人、至本医疗、悦动圈、创鑫激光、微知卓、斯坦德等明星项目。LIMS是青橙资本投资管理系统(Lime Investment Management System)的英文缩写。LIMS系统是青橙资本委托深圳市蓝凌软件股份有限公司定制开发的集投资管理、投后管理、基金管理、财务管理、行政管理于一体的数字化管理平台,是青橙资本信息化与自动化办公的重要载体。

  开发LIMS系统并不是临时拍脑袋的决定。以OFFICE与微信等软件为基础的传统办公方式在工作效率与工作质量方面的天花板显而易见。如果要进一步提高效率,就必须迎合数字化与信息化的大趋势,将先进的信息技术融合进公司原有的各项业务中,以达到优化管理,提升效率的目的。

  想要说明LIMS系统的必要性,先要描述一下我们在传统工作方式下开展业务的方式。众所周知,股权投资管理最核心的业务是投资,而投资业务的核心环节就是投资决策。以此为例,在开始使用LIMS系统之前,我们的投资决策流程如下:

  a)投资经理如果计划对一个项目进行投资决策,首先要以邮件的方式向风控部提交一系列材料,诸如《投资建议书》、《尽职调查底稿》、《财务报表》等。风控部的同事确认材料没有问题之后,在公司的微信群中发出立项会召开的通知。

  b)决策会召开时,风控专员需将纸质版的《投资决策表》打印,分发给决策委员会委员,由委员会委员现场签署进行投票。如果某位委员远程接入(这种情况出现频率很高),则该委员需要将投资决策表邮寄至风控部。

  c)风控部在收集齐投资决策表后,对投票结果进行统计,统计结果可以为通过、否决、或是补充尽调三种。统计后,风控部将结果通过微信或邮件通知投资经理,再进行下一步工作。

  d)在整个过程中,所有的纸质文件需要保存扫描件,所有的电子文件需要按照一定的规则来保存,保证随时可以进行检索。

  △LIMS系统投资管理页面,对投资流程进行严格把控,极大的提升了管理效率

  以上的流程看似简单,但以传统办公方式进行实施的时候,却会遇到很多具体的问题。例如:

  在上述流程中,整个流程是不透明的过程,由风控专员来进行把控。于是流程的执行程度便在很大程度上取决于风控专员的个人工作质量。如果风控专员不够严格,在材料质量不过关的情况下也允许召开决策会,而部门领导又没有在短时间内觉察到,长此以往,便会对公司的文档管理工作造成很大的负面影响。

  会议通知是通过微信或者邮件群发的方式来送达的。在信息爆炸的时代,这种通知很快就会被其他各种信息覆盖和淹没。当同事们当时未看到相关信息,而在需要时想去查看某一天是否有会议,或者某一会议具体在几点召开时,就要从海量信息中重新检索这条会议通知。或者,更多人的选择是直接去询问风控专员,这也实实在在地增加了风控专员的工作量。

  在风控部收到投资经理提交的第一版《投资建议书》之后,投资经理很可能在会议开始之前收集到了更多重要信息,而要对文件进行更新。于是投资经理将新版的文件通过邮件发送给风控经理。风控经理需要将原来的文件及时删掉,或者将两份投资建议书进行标记区分(当风控经理需要同时处理很多项目时,这种看似简单的工作很消耗时间)。如果风控经理没有及时作出上述动作,就会出现一个问题:在决策会时需要在荧幕上显示《投资建议书》的时候,风控经理发现电脑中同时存储了多份同样的文件,很难分辨哪一份最终版本。实际操作中确实出现过投资经理汇报到一半,发现屏幕上的材料是错误的,十分尴尬。

  在本次决策会召开后,相关文件会由风控专员进行扫描归档。在以后漫长的岁月中,这些文件会因为各种原因被无数次的查阅。查阅的唯一途径就是找风控专员通过邮件或微信的方式进行发送。这样的文件共享方式会出现一些问题。第一,风控专员的工作量很大,而且大多是重复工作。第二,安全性低,风控专员对是否应该提供文件进行主观判断,难免会有信息传递不当的情况发生。第三,不稳定。如果风控专员的电脑坏了呢?如果风控专员忽然身体不适去医院了却又来不及把文件移交给其他同事呢?

  决策委员会委员投票的唯一方式是签署《投资决策表》,也就意味着,按照程序,只有当风控专员收集齐所有委员的决策表并进行归档后,才有权通知投资经理决策结果。所有委员都能够当场签署决策表是最理想的情况。如果有委员未能到场,需要邮寄决策表,整个周期便会被拉长一到两天甚至更久。时间就是生命,在股权投资行业更是这样。效率无谓的降低就意味着财富的流逝。

  以上提到的只是在传统工作方式下可能遇到的问题的冰山一角。有些问题确实可以通过一些变通的方式解决,但是很难从根本上解决低效、不稳定、风险高等问题。在现在这个办公自动化产品层出不穷的时代,上述的各类问题也可以由不同特点的标准化软件或者系统来解决。例如通知查阅问题,以钉钉或企微为代表的办公系统就能很好的解决;又如文件共享问题,可以用百度云盘等云存储器来解决。但是,标准化软件很难覆盖到公司的全部业务,更重要的是,标准化软件无法成逻辑成体系的为公司的四项核心业务,也就是募资、投资、投后管理、项目退出服务。于是,在2017年的6月份,青橙资本决定与蓝凌软件合作,为公司量身定制一款与公司日常运营需求相契合的,符合公司业务定位特点的,可以针对性解决公司实际问题的线上工作平台,并把其命名为“青橙资本投资管理系统”,也就是LIMS(Lime Investment Management System)。

  目前整个青橙资本的公司运营已经离不开LIMS系统了:在信息留痕方面,LIMS是最详尽的记录员,公司处理的任何事项,都会在系统中进行精确的留痕;在工作流程方面,LIMS是最严格的把控者。如果无法达到LIMS所要求的前提条件,任何业务的审批、推进节点都无法进行;在工作协同方面,LIMS是最高效的桥梁,所有的通知公告、文件档案全部自动设置了权限,有权限的同事可以在最短的时间内在系统上查阅信息,再也不用重复的询问风控专员;在知识沉淀方面,LIMS是最丰富的资源池,公司建立以来所有的历史文件都可以根据权限查到上传人、上传时间等信息,一秒定位所需文件再也不是难题;在数据分析方面,LIMS又是最可靠的分析师,从整个系统中抓取的有效数据会以最简明的形式呈现在管理层眼前,帮助公司高层做出正确的决策。文章的这一部分,主要介绍一下青橙资本LIMS系统的几个板块及相对应的功能。

  合伙人模块和基金管理模块很重要的功能是通过大数据帮助高层管理人员进行决策。呈现的是公司各类业务的重要统计数据。LIMS系统首先对各个模块中的重要数据进行自动抓取,之后进行分析处理,最后形成可读性很强的图表,将公司各部门的运营情况直观地呈现在决策者的眼前。从这个模块中,老板可以很轻松的了解公司所投项目在各行业的分布、在各地域的分布、在各发展阶段的分布,也可以了到某个员工最近的工作成绩,上了多少立项会,又在项目池登记了多少项目等。在开发LIMS系统之前,所有的类似数据只能靠员工通过EXCEL或PPT等基础软件进行加工,费时费力,错率也较高。而系统可以让我们在错率几乎为零的基础上,把效率提升十倍以上。

  在传统工作模式中,最常出现的情况是资源跟人走。一位投资经理离职后,其掌握的项目资料、联系方式等信息大部分都会从公司流失。项目池与渠道关系模块解决了这一问题,为公司积累下了宝贵的资源信息。公司要求各员工将有价值的项目与渠道关系按照一定的标准录入系统中,并对这些项目和渠道关系按照不同的维度进行分类。常此以往,在系统中便会形成一个庞大的,有序的资源池。如果有一天我希望学习激光设备制造行业估值在10亿以上企业的资料,在申请权限之后,我就可以通过行业标签和估值区间找到资源池中所有符合要求的企业材料、联系方式等信息。

  投资管理模块是整个LIMS系统的核心之一,基本取代了上文所述的风控专员的角色。整个投资管理模块根据公司的投资管理制度所定制,分为立项阶段、尽调阶段、风控报告阶段、预决策会阶段、投决会阶段、付款审批阶段六个阶段。在每个阶段中,各部门各司其职,共同完成系统所要求的工作,并经过严格的审批流程后,才能进入下一个板块。还以投决会阶段为例:投资经理在将相关文件上传至系统后,发起投决会申请流程,风控部就会收到审批信息。风控部审批后,在系统中发送会议通知。决策会后,各委员可直接在手机端进行投票,由系统自动识别投票结果后抄送给投资经理和相关人员。整个决策流程比传统工作方式平均可缩短一至两天。

  投后管理模块是为青橙资本的投后管理流程量身定制的,起到了对公司的投后项目信息进行全方位统计、不间断积累、第一时间更新的作用。首先,所有投后项目往来文件的处理流程均要求负责人将文件的扫描件上传,在审批通过后,有权限者就可随时在某一投后项目中检索这一项目历史上所有往来文件的处理过程。更重要的,投后管理模块中分类存储着每一个投后项目的历史数据,如项目的工商信息、后续融资信息、每季度的主要财务数据、每季度的主要发展情况及风险点、项目每季度的需求以及我们为项目提供的各类服务等。如果我对某个项目的来龙去脉不是很了解,在这个模块中,我可以很轻松的了解到这个项目近年来的发展趋势、它都面临过或者正在面临着什么问题、我们曾经或者正在为它提供什么服务等。

  投后管理模块另外一个重要的功能是项目预警功能。这项工作,在没有LIMS系统之前,是依靠投后经理每个季度将所有的项目条款在EXCEL表上进行检索标记,工作量繁重,出错率也高。现在,所有项目的预警时点均在投资时被录入系统。例如某一项目在2019年1月投资时签订了回购条款,约定5年之内未上市,则触发回购。于是系统就会在2024年的1月份之前提醒项目负责人,要去关注条款的触发情况了。

  如果说投资管理和投后管理是公司的核心,那么基金管理就是公司的根本。LIMS系统的基金管理模块对青橙资本自成立以来募集的基金进行了全方位多维度的管理。除了基金寄出信息的管理(诸如工商登记信息、基金协会登记信息等),基金回报管理和LP(基金合伙人)信息管理也是基金管理模块重要的组成部分。基金回报管理集中体现了每个季度各基金的公允价值评估情况及回报情况。系统向管理者呈现的信息可以细致到每个项目的最新估值以及IRR。每支基金的业绩好坏,每个项目的成就高低,都在管理者的掌控之内。LP信息管理也是基金管理模块最重要的部分。如何向有关部门证明LP是合法合规的出资人?如何在短时间以最有效的方式与LP进行沟通?怎样才能以LP最需要的方式进行服务?怎样才能以最快的速度给到LP们需要的资料?LP管理模块中分类存储的信息可以帮助基金管理部的同事以最快的速度找到上述问题的最优解。

  LIMS系统为青橙资本各员工之间的协同交流搭建了极为便利的桥梁。以“工作周报”的功能为例。我们每两周开一次工作例会,每个员工都要对自己最近的工作进行集中汇报。在使用LIMS系统之前,各员工在例会上基本仅限于口头交流,同事们很难系统性地理解其他员工的相关工作,这种交流对于后续工作的开展很难有指导意义。LIMS系统为我们提供了“工作周报”模块,这项功能自动提取了系统中各项有关于个人工作的数据,www.4029.com,如未完成任务、日程规划、跟进项目、渠道开发、工作计划等,并对这些信息进行集中展示。在开例会的时候,会议主持人只要打开某员工的工作周报,这位员工在最近的各项记录就会全面的展示出来。合伙人及其他员工可以根据周报系统性的进行工作上的讨论与交流。

  除了上述的模块之外,LIMS系统中还集成了同事们日常工作所需要的各种功能,旨在使同事们只用一套系统,一个账号,便能处理工作中的所有事情。任务管理模块方便领导向下属下达任务并进行跟进;会议管理模块方便同事们对公司历史上的所有会议与相关资料进行追溯与查阅;日程报备与工作周报模块帮助同事们进行时间管理,也帮助领导们随时了解员工的动态;财务审批模块可以自动生成审批单,使得费力填写报销单成为了历史……

  上面对于青橙资本LIMS系统做了简要的介绍。文章第二部分所述的状态,是LIMS系统历经了两年四期的开发与使用之后所达到的形态。在这两年的过程中,通过青橙资本和蓝凌软件的小伙伴们不断地试用、改进、再试用、再改进,使LIMS系统从最初的一个偏向于标准化的产品,逐渐演变成为一款为青橙资本量身定制的装备,在各个环节力求达到与公司的各项业务无缝衔接。在这个过程中,我们也总结了一些经验与心得,在文章的这一部分与读者分享。2019桂林银行杯篮球嘉年华篮球

  在做一件事的过程中,目标一定要明确。我们在用系统每一项功能的时候,唯一的目的就是为了提高工作效率与质量。有时候与其他同行交流,看到别人家的系统有某项功能,特别酷炫,可能也会心痒。但静下心来想一想,这项功能是否适合自己的企业?是能提高工作效率,还是能提高工作质量呢?如果这两个问题没想明白,就不应该乱做开发,因为系统开发的成本往往是很高的。支付给供应商的钱只是成本里最小的一部分,公司各位同事试用这一功能所花费的时间和精力、公司与供应商为了调整这一功能所花费的沟通成本才是最昂贵的。所谓谋定而后动,以提高效率与质量为基础,前期尽量多花些时间将需求明确,该做的坚决做,不该做的坚决不做,才是效率最高的方法。我们第一第二期系统开发是从2017年的6月开始,到2018年的3月结束。之后我们虽然明知系统不够完善,但是并没有继续盲目开发。整个公司用了整整半年时间进行使用测试,汇集改进方案,确定了需求之后,才又在2018年的11月与蓝凌软件一起再次对LIMS系统进行优化开发。这中间的半年,就是为了明确自己到底需要什么。

  系统是为人服务的。公司既然决定了开发系统,就一定要让大家用起来。第一,只有用起来了才能体现系统的价值;第二,只有系统被用起来,才能不断发现这个系统不合理的地方,才能不断地修正,使得这个系统呈现的效果越来越好。这个从无到有的过程可能会有点痛苦。这就像花几千块钱买了一双新皮鞋,可能会不合脚,但是还是要穿。在穿的过程中,哪些地方不合脚就拿去改,而脚在磨了两个泡之后也会越来越适应这双鞋。但如果怕疼,永远不穿它,那这双鞋就变成了名副其实的垃圾。使用系统也是一样的,让员工们改变多年固有的工作习惯去适应一种新的工作方式,本身就是在挑战人的惰性。何况这个没有经过试用与调试的系统还可能经常出些小问题。怎样让员工习惯去用系统是我们公司当时面临的很重要的问题。

  当时我们的老板首先是亲自带头,不管是录项目,还是走流程,他都是公司所有员工中执行的最好的。再难再累,老板都做到了,其他人的积极性也会被调动起来。其次,是老板对所有员工下了死命令,所有没有通过系统的审批都不批、所有没有在系统留痕的工作都当你没做过。这样一来,我们的系统才一步一步地逐渐成为了现在人人都离不开的好工具。所以,一个好的系统,一定是用出来的。一个系统能不能用起来,在很大程度上取决于这家公司的最高层对这件事情的重视程度。如果最高领导都嫌麻烦,不用自己的系统,那这个系统可能很难发挥出它的最大价值了。

  以上就是我对青橙资本LIMS系统的简要介绍。目前,青橙资本LIMS系统资源池中已经录入了1500+的项目信息、300+的渠道关系、250+的行业学习材料。LIMS系统已经成为我们公司日常工作最重要、最便捷的工具。在与同行交流学习的过程中,我们深深地感受到,股权投资行业的办公自动化与信息化与其他一些行业相比是远远落后的。作为投资机构,我们追寻的是最先进的生产力,是最具创新精神的团队,但是我们自己是否具有相应的创新性呢?这是一个值得反思的问题。事实证明,LIMS系统对我们青橙资本整体运营效率与工作质量的提升是肉眼可见的,股权投资行业办公方式的革新也是势在必行的。仅以此文章与各同行与朋友交流。

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